I – GIẢI PHÁP

Chấm công là khâu quan trọng trong quy trình quản lý nhân viên của bất kỳ một doanh nghiệp nào. Tuy nhiên, việc chấm công tại các doanh nghiệp nếu thực hiện thủ công sẽ mất nhiều thời gian và công sức của người làm công tác quản lý.

TimerSys là chương trình được thiết kế đặc trưng cho nhu cầu quản lý nhân viên và chấm công lao động tại doanh nghiệp. Chương trình sẽ giúp doanh nghiệp tự động hóa việc chấm công cho nhân viên nhằm tiết kiệm thời gian và công sức quản lý. Thời gian tham gia lao động, làm thêm hay nghỉ của nhân viên sẽ được tính chính xác làm cơ sở cho việc tổng hợp tính lương cho nhân viên. Đồng thờI, TimerSys sẽ tạo phong cách làm việc khoa học và mang tính kỷ luật cao cho cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp.      

II – ƯU ĐIỂM

1. Phương pháp thực hiện đa dạng

TimerSys cho phép thực hiện chấm công theo nhiều hình thức:
o Nhập liệu bằng tay ; mỗi nhân viên có một mã số. Khi nhân viên vào / ra công ty sẽ thực hiện nhập mã số vào để chấm công.
o Nhập bằng máy sử dụng thẻ từ.
o Nhập bằng thiết bị bar code : sử dụng thẻ có mã vạch.

Với chức năng cho phép thực hiện chấm công theo các phương cách khác nhau giúp các doanh nghiệp có thể chọn lựa cho mình cách chấm công phù hợp với tình hình tài chính của doanh nghiệp. Đặc điểm này tạo nên tính linh hoạt cho chương trình.

2. Ứng dụng công nghệ mã vạch

Nhằm thích ứng với nhu cầu sử dụng thiết bị mã vạch đang có xu hướng tăng trong hoạt động quản lý của các doanh nghiệp, chương trình được thiết kế có khả năng tích hợp với công nghệ mã vạch (bar code) cho phép chấm công theo hệ thống mã vạch (kiểm tra, quản lý nhân công, thiết bị, phương tiện ra / vào cổng) theo mã số đã được in trên thẻ.

3. Sự chính xác trong quản lý

Với khả năng tích hợp với công nghệ mã vạch sẽ nâng cao độ chính xác trong quản lý thời gian làm việc, chấm công lao động cho nhân viên.

Thông tin trên các báo cáo và truy vấn ở nhiều cấp độ, chỉ tiêu khác nhau là cơ sở giúp nhà quản lý nắm bắt chính xác, kịp thời tình hình lao động trong doanh nghiệp nhằm có những quyết định và điều chỉnh tốt nhất cho chính sách và kế hoạch sử dụng lao động.

Một số báo cáo như:
o Báo cáo giờ công thực theo ca làm việc từ số liệu của máy  chấm công.
o Báo cáo tổng hợp giờ công làm  việc.
o Báo cáo danh sách đi trễ, về sớm
o Báo cáo danh sách làm thêm giờ, ngày lễ, ngày nghỉ
o Báo cáo danh sách của đơn vị vào ra cổng trong tháng
o Báo cáo danh sách các phương tiện cơ giới vào ra cổng
o Báo cáo  chi tiết thời gian làm việc (bao gồm bảng chi tiết cho bộ phận gián tiếp và chi tiết)
o Báo cáo các loại giờ công bất bình hành
o …

4. Quản lý khách và phương tiện cơ giới

Mỗi bộ phận, đơn vị thuộc doanh nghiệp đều có khách riêng của mình. Chương trình hỗ trợ cho nhà quản lý kiểm tra thông tin về lượng khách vào / ra cổng của các đơn vị, bộ phận thông qua thẻ của khách theo mã số đã quy định.

5. Định nghĩa kỳ chấm công

Tùy theo mỗi doanh nghiệp mà ngày quy định đầu tháng lương và cuối tháng của kỳ lương có thể khác nhau : có thể từ ngày 28 tháng này đến ngày 27 của tháng sau; hoặc có thể bắt đầu từ ngày 1 đến ngày cuối tháng. Do đó, chương trình cho phép định nghĩa ngày tổng kết kỳ tính lương của công ty. Tại mỗi thời điểm tính toán, ngày đầu và cuối kỳ tính lương sẽ được sử dụng.

6. Báo cáo nhiều loại công chấm

6.1 Công thực
Giờ công tính theo số liệu vào ra cổng của ca làm việc (giờ làm việc ngày thường, giờ làm thêm, giờ làm ngày nghỉ, ngày lễ). Nếu có sự hiệu chỉnh của người quản lý sẽ báo cáo theo số liệu được cập nhật sau cùng. Nếu không, sẽ báo cáo theo số liệu của máy chấm công.

6.2 Công bất bình hành
Giờ công tính theo số liệu cung cấp từ người quản lý (thiếu vật tư, mưa bão, cúp điện, chờ việc). Nếu có số liệu từ người quản lý sẽ báo cáo theo số liệu được cập nhật sau cùng. Nếu không, số giờ công bất bình hành của nhân viên bằng 0.

6.3 Đi trễ – về sớm
Chương trình hỗ trợ chức năng báo cáo danh sách cán bộ – công nhân viên đi trễ – về sớm trong ngày, tháng năm được chọn. Quá trình xử lý, tính toán thời gian đi trễ – về sớm được xét theo thời gian vào / ra cổng theo ca quy định tương ứng với giờ vào ra cổng mỗi lần của cán bộ công nhân viên.

6.4 Bảng chấm công chi tiết
Bảng chấm công chi tiết gồm 2 phần : phần cho bộ phận gián tiếp và bộ phận lao động trực tiếp. Bảng chấm công chi tiết bao gồm tất cả các loại công trong tháng. Bảng sẽ tổng hợp, phân loại chi tiết tất cả các loại công tính theo từng ngày trong tháng.

7. Xử lý số liệu của máy chấm công

Dữ liệu từ máy chấm công sẽ được kết xuất ra file văn bản “.txt”.
File text này sẽ được kiểm tra cấu trúc dữ liệu chấm công trước khi đưa vào database để xử lý qua chức năng cập nhật dữ liệu chấm công của chương trình. Chức năng này sẽ tính toán dữ liệu mới thêm vào. Những dữ liệu mới cập nhật sẽ được xử lý, tính toán và cập nhật vào bảng chấm công.

8. Hiệu chỉnh chấm công

Chương trình cho phép người quản lý trực tiếp đơn vị có thể chỉnh sửa thông tin giờ công chấm trong ngày theo quy tắc : giờ công chỉnh sửa không lớn hơn giờ công do máy chấm trong ca làm việc. Ngoài ra, chức năng hiệu chỉnh công chấm cũng cho phép chấm các loại công khác mà máy không chấm được như : ốm, phép, thiếu vật tư, mưa bão, chờ việc,…

9. Giải quyết không đồng bộ dữ liệu

Trong nhiều trường hợp, tránh sự không đồng bộ dữ liệu tại các máy giữa các bộ phận, đơn vị trong công ty, chương trình cho phép cập nhật dữ liệu các danh mục. Chức năng này cho phép dữ liệu các danh mục được kết xuất ra file text “.txt” hay cập nhật dữ liệu ngược lại từ file text “.txt”.

10.Tính tích hợp

Chương trình được thiết kế mở để có thể tích hợp, kết nối với các hệ nhân sự, hệ tính lương đang áp dụng tại doanh nghiệp tạo nên hệ thống Nhân sự – Chấm công – Tiền lương nhằm hỗ trợ tốt nhất cho nhà quản lý.

 

---