Hệ thống Quản lý khách sạn đã được triển khai ở một số khách hàng của 4PSoft và đã được khách hàng đánh giá cao do sự bao quát và linh hoạt của phần mềm. Với 7 module khác nhau, e-Hotel được thiết kế để đáp ứng đầy đủ những yêu cầu của khách hàng trong công cuộc điện toán hoá quản lý.

1. Vì sao nên sử dụng e-Hotel?

e-Hotel giúp quản lý chặt chẽ toàn bộ hoạt động của khách sạn từ việc đặt – nhận  – trả phòng, sử dụng tất cả các dịch vụ và kế toán. Nhờ thông tin được cập nhật nhanh chóng và chính xác, chất lượng phục vụ và dịch vụ của khách sạn sẽ tăng đáng kể. Bên cạnh đó, hệ thống còn phân tích tài chính và báo cáo thống kê nhằm hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý trong việc ra quyết định đúng đắn về tiếp thị, cải tiến dịch vụ cũng như quản lý. 

2. Các ưu điểm:

• e-Hotel cập nhật thông tin chính xác và tức thời giúp đẩy nhanh tiến độ dịch vụ.
• e-Hotel bao quát một phạm vi rộng gồm nhiều hoạt động vui chơi giảI trí. 
• Thiết kế giao diện đẹp, dễ sử dụng và thân thiện với người dùng.
  Hệ thống cho phép phân quyền người dùng để bảo mật và tự động lưu lại dấu vết truy nhập của từng người, khiến cho việc kiểm soát và quy trách nhiệm hết sức dễ dàng.
• Dễ dàng in các bảng biểu, báo cáo ra giấy hay lưu thành các dạng tập tin phổ biến như Word và Excel giúp việc trao đổi dữ liệu giữa các đơn vị thành viên hay sửa đổi định dạng bảng biểu được thuận tiện.
• Linh động và cho phép người dùng tự mở rộng phạm vi hoạt động của chương trình.
• Hỗ trợ Unicode.

3. Cấu trúc chương trình:

Phần mềm bao gồm hệ thống 7 module gồm:
o Quản trị hệ thống
o Danh mục
o Front-Office
o Quản lý phòng
o Các dịch vụ
o Báo cáo
o Trợ giúp 

3.1.Quản trị hệ thống:

• Đăng nhập: Module này kiểm soát quyền truy nhập của người dùng vào hệ thống e-Hotel.
• Phân quyền: Module Quản trị hệ thống giúp phân quyền người dùng theo nhiều cấp và nhờ đó, Ban Giám đốc có thể yên tâm nhân viên của mình chỉ thực hiện đúng những công việc được giao và không sợ tiết lộ thông tin nhạy cảm. 
• Thay đổi mật khẩu: Module này duy trì một danh sách người dùng và kiểm soát mật khẩu.
• Định dạng: Module này còn giúp người dùng thống nhất định dạng chữ số trong toàn bộ hệ thống
• Thoát đăng nhập
• Thoát khỏi chương trình

3.2. Danh mục

Tại Module này người dùng được phân quyền có thể tạo ra các danh mục phục vụ cho phần mềm như:

• Nhóm khách
• Quốc gia 
• Loại phòng
• Loại tiền tệ
• Loại thức uống
• Loại thức ăn
• Loại dịch vụ

3.3.Quản lý Front Office:

• Check-in: kiểm tra tình trạng đặt phòng, cho phép check-in và nhập thông tin theo nhóm hoặc cá nhân, tìm kiếm, ghi lời nhắn cho khách
• Check-out:
  -> Quản lý danh sách cuộc gọi: Lưu trữ thông tin và danh sách cuộc gọI, tính tiền, chuyển vào hóa đơn tổng hợp
  -> Thanh toán: Thanh toán theo nhóm hoặc cá nhân, lập hóa đơn phòng, tổng hợp chi phí từ các dịch vụ, in hóa đơn

3.4.Quản lý phòng

• Xem trạng thái phòng
• Đặt phòng theo nhóm/cá nhân,

3.5.Các dịch vụ

 – Quản lý nhà hàng

• Đặt bàn trước
• Thực đơn
• Tính tiền: thanh toán, chuyển hóa đơn

 – Beauty and fitness

• Đặt chỗ trước
• Sử dụng dịch vụ
• Tính tiền: thanh toán, chuyển hóa đơn

 – Mua sắm
Tính tiền: thanh toán, chuyển hóa đơn

 – Trò chơi
Tính tiền: thanh toán, chuyển hóa đơn

 – House keeping

• Giặt ủi
• Room service
• Tính tiền: thanh toán, chuyển hóa đơn

3.6.Báo cáo:

• Báo cáo doanh thu phòng và từng dịch vụ  
• Báo cáo doanh thu và cơ cấu hàng hoá/dịch vụ bán ra
• Báo cáo giá bán trung bình từng sản phẩm/dịch vụ
• Báo cáo cơ cấu doanh thu và sản phẩm của từng khách hàng chính (key acount)
• Danh sách khách hàng trong thờI đoạn cụ thể
• Danh sách phòng đã đặt cần xác nhận lại
• Báo cáo công nợ quá hạn
• Báo cáo thu nợ trong kỳ

3.7.Trợ giúp
Thông tin trợ giúp được thiết kể để hỗ trợ người dùng trong quá trình sử dụng phần mềm.
Một chức năng khác nữa là người dùng có thể tự thay đổi giao diện để tránh sự nhàm chán của công việc.

 – Hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp và bảo trì
Không chỉ gắng sức làm ra một sản phẩm phần mềm hoàn chỉnh, 4PSoft còn quan tâm sâu sắc đến việc xây dựng một đội ngũ tư vấn có chuyên môn giỏi nhằm phục vụ cho công việc tư vấn hệ thống thiết kế, đào tạo, thiết lập, cài đặt, triển khai và bảo trì hệ thống.

Bản phân tích hệ thống và thiết kế giải pháp của 4PSoft được xây dựng chu đáo nhằm đẩy nhanh công tác triển khai, tránh sai sót và tạo điều kiện dễ dàng cho công tác bảo trì.

4PSoft sẽ giúp đỡ khách hàng lập một kế hoạch tổng thể về mạng máy tính, trang thiết bị về phần cứng để đáp ứng yêu cầu của phần mềm e-Hotel.

4PSoft cung cấp cho khách hàng dịch vụ bảo hành sau khi vận hành thành công hệ thống. Dịch vụ này hoàn toàn miễn phí và trực tiếp tới người sử dụng chương trình. Sau thời gian trên, 4PSoft cung cấp dịch vụ bảo trì hàng năm, với nhiều nội dung nhằm đảm bảo sự vận hành liên tục của chương trình.

 – Đối tượng sử dụng
e-Hotel được thiết kế theo các module vừa có thể làm việc kết hợp chặt chẽ với nhau, vừa có thể làm việc độc lập, tách rời nhau. Chính vì vậy, e-Hotel thích hợp với cả các khách sạn có quy mô nhỏ cho tới những khách sạn có quy mô rất lớn.

e-Hotel có thể được “may đo” để phù hợp hơn cho từng khách sạn và nhờ tính mở rộng của chương trình. các khách sạn có thể bổ sung thêm các module về sau này mà không gặp bất kỳ cản trở nào. 4PSoft sẽ tư vấn cho quý khách sạn nên chọn những giải pháp nào để tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa hoạt động của mình.

Quý khách sạn có thể sử dụng e-Hotel trên một hoặc nhiều máy trong hệ thống mạng máy tính nội bộ vì e-Hotel được xây dựng để chạy trên môi trường mạng LAN, đáp ứng khả năng đa người dùng (MultiUser), với nhiều cấp mức độ bảo mật khác nhau. 

 

---